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5 formas de administrar mejor tu correo electrónico

      
Organiza tu bandeja de entrada, de manera que sea más rápido localizar la información
Organiza tu bandeja de entrada, de manera que sea más rápido localizar la información
  • El mail es una herramienta de trabajo muy útil, efectiva y que puede ayudarnos a mejorar nuestra productividad.
  • Aprende a administrar tu correo electrónico, de manera que facilite tu jornada laboral y robe poco tiempo a tus tareas principales.
  • Es importante saber desconectar, así que desactiva las notificaciones fuera de tu horario de trabajo o en reuniones importantes.

Como toda gran aplicación tecnológica, el correo electrónico nos facilita nuestro trabajo diario y la organización de nuestras tareas personales y profesionales.

Pero como toda potente herramienta, no saber hacer un buen uso de ella puede afectar a nuestra productividad o que no seamos capaces de hacer una buena planificación de nuestras tareas.

1. Establece un tiempo para responder los correos

Planifica diariamente los tiempos de consulta de tu correo electrónico.

Por ejemplo, cuando comiences a trabajar, lee y responde los mensajes. Comienza siempre por los que sean más urgentes y por los que te llevarán poco tiempo.

Lo más conveniente es repetir esta acción en un tiempo concreto de tu jornada: al comienzo del día, tras la parada del almuerzo, un rato antes de irte de la oficina.

Si el grueso de tu tarea no depende de los correos electrónicos, desactiva las notificaciones para que no te distraigan y puedas concentrarte en tu trabajo.

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2. Organiza tu bandeja de entrada

Puedes organizarla por proyectos, clientes o temas que desarrolles en tu trabajo.

De esta manera, puedes comprobar la información de cada asunto o la evolución de cualquier proyecto.

Una buena planificación de tu bandeja de entrada te ayudará a estar seguro que has respondido a todos los mails importantes y que has recibido la información necesaria para el desarrollo de tu trabajo.

3. Reduce el envío de tus correos

La mejor manera de ir reduciendo el bombardeo de correos electrónicos es comenzar a hacer un uso más eficiente y menos abusivo.

Si un tema es urgente y rápido de solucionar, opta por una llamada con la que obtengas una respuesta inmediata.

Si por razones de trabajo es mejor que todo quede por escrito, puedes confirmar lo tratado en la llamada por un mail, pero al menos ya tendrás la respuesta necesaria para seguir con tu trabajo.

Quizás este sea uno de los temas por los que acumulamos tantos correos, porque casi todos los profesionales prefieren recibir por escrito una confirmación o consulta, de manera que quede constancia de lo tratado.

4. Cuentas de correo electrónico

La mayoría de mensajes que recibimos al día son publicidad, promociones y acciones comerciales, cosa que acaba siendo algo molesta y que nos lleva el mail de información inservible.

Si el correo electrónico es muy importante para tu trabajo, puedes optar por tener más de una cuenta: una que solamente uses con tus clientes y compañeros de trabajo, otra cuenta para recibir información de tu interés o para suscribirte a plataformas o aplicaciones que uses.

De esta manera, solo deberás consultar una cuenta para realizar tu trabajo y la otra la podrás usar para recibir newsletters o información necesaria para estar al día de tu sector y de la actualidad.

5. Aplicaciones móviles

Las aplicaciones móviles nos permiten gestionar de forma rápida nuestros correos y en cualquier lugar.

Esto puede ser muy cómodo si tienes que estar fuera de la oficina, pero no quiere decir que tengas que estar pendiente de ello, en todo momento.

Realiza un uso responsable de tu correo y usa tu móvil para responder correos rápidos y urgentes. El resto de respuestas déjalas para el momento apropiado y dentro de los tiempos pertinentes para la consulta de tus mails.



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