Noticias

Tips y trucos de Outlook que todos tenemos que saber

      

Outlook es, probablemente, el gestor de correo más utilizado por las empresas, independientemente del ramo al que se dediquen. Este programa, desarrollado por Microsoft, contiene numerosas funcionalidades que permiten a los profesionales mantener su correo organizado y, por tanto, trabajar de manera más eficiente.

Microsoft Outlook es parte del paquete de Microsoft Office al igual que Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. Sirve  para gestionar el correo y como agenda personal para registrar citas y reuniones. Permite además, administrar varias cuentas de correo electrónico desde el mismo buzón y personalizar tareas a través de comandos. Por si esto fuera poco, contiene además un buscador que permite encontrar cualquier correo de manera rápida.

Este programa viene por defecto instalado en el sistema operativo de Windows. Sus características y su facilidad de uso lo convierten herramienta más usada para gestionar correos electrónicos. Si bien es un programa muy popular, esconde algunas funciones poco conocidas por la mayoría de sus usuarios. Si quieres sacar el mayor provecho de Outlook, a continuación te dejamos un listado de trucos:

  • Agrupar mensajes: para ordenar un gran volumen de correos puedes agruparlos en un mismo lugar por tema. Debes dirigirte a la pestaña “Ver” y marcar la opción “Mostrar como conversaciones”. Una vez allí, deberás cliquear la opción “Organizar por” y ver en el menú la las opciones de configuración.
  • Ignorar el correo no deseado: si te llegan mails que no deseas ver o se está saturando tu bandeja de entrada con spam, puedes bloquear el correo del remitente dirigiéndote a la pestaña de Inicio y seleccionando “Correo electrónico no deseado” con un clic derecho en “Propiedades”. Allí podrás  especificar cuál es la dirección de mail de la que no quieres recibir correos.
  • Utilizar reglas: esta función te permite administrar el correo y crear reglas para organizar de manera automática los mails que llegan. Debes dirigirte al menú desplegable “Reglas”, que está en la opción “Mover” de la pestaña de Inicio y crear tu propia regla a través de diferentes criterios como remitente, destinatario, tamaño, etc.
  • Pasos rápidos:en 2010 la actualización de Outlook introdujo esta prestación, muy útil para mover mensajes de manera rápida y simple. Esta herramienta permite crear accesos directos a cualquier opción y reduce la repetición de tareas.
  • Notificaciones solo para mensajes importantes: si recibes una gran cantidad de mails por día y no quieres recibir notificaciones por cada una de ellas, lo mejor es que establezcas notificaciones solo para los mensajes importantes. Para lograrlo debes desactivar todas las alertas del escritorio y seleccionar en las “Opciones de correo” una alerta específica.
  • Notas de post-it: presionando las teclas Ctrl+Shift+N de manera simultánea, el programa desplegará un “Post it” que se puede colocar en cualquier lugar de la pantalla para dejar mensajes importantes o para recordar alguna tarea pendiente.
  • Crear plantillas: si solemos enviar mails que resultan repetitivos podemos crear nuestras propias plantillas de correo para no tener que escribir lo mismo y agilizar los procesos a la hora de mandar mails. Podemos crear muchas plantillas y tenerlas disponibles para utilizarlas cuando las necesitemos.
  • Borrar mensajes innecesarios: puedes borrar mensajes uno por uno, o puedes utilizar una herramienta automática para eliminar varios correos innecesarios. La herramienta “Limpiar” es muy útil para ello, ya que elimina los mensajes que ya hayan sido incluidos en otros, lo que te ayudará a ahorrar espacio y mantener tu correo organizado.


Tags:

Aviso de cookies: Usamos cookies propias y de terceros para mejorar nuestros servicios, para análisis estadístico y para mostrarle publicidad. Si continúa navegando consideramos que acepta su uso en los términos establecidos en la Política de cookies.